Zeit gilt als knappe Ressource unserer Zeit. Auch im Alltag vieler Arztpraxen und MVZs spielt der Faktor Zeit eine zentrale Rolle. Bei den meisten Anrufen, die während der Sprechzeiten abgewickelt werden, handelt es sich um Terminanfragen. Dazu kommt häufig das Problem der No-shows. Eine effiziente Praxisorganisation wird aufgrund des steigenden Kostendrucks in Arztpraxen und MVZs immer wichtiger. Online-Terminmanagement nutzen niedergelassene Ärzte bisher kaum. Dabei kann digitales Online-Terminmanagement dazu beitragen, Ressourcen zu schonen und die Abläufe in den Arztpraxen und MVZs zu optimieren.

Aktuelle Trends zeigen eine zunehmende Bedeutung der Kundenorientierung und Servicequalität bei größtmöglicher zeitlicher und räumlicher Unabhängigkeit. Vom Einsatz des Online-Terminmanagements profitieren Ärzte und Patienten gleichermaßen. Mit einer Terminsoftware können Patientinnen und Patienten rund um die Uhr Termine online buchen und selbst verwalten. Terminänderungen sowie Stornierungen sind problemlos möglich. Dabei werden alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten. Dem Fachpersonal in der Arztpraxis hilft die webbasierte Software, die Verwaltungstätigkeiten zu optimieren und die Patientenkoordination zu vereinfachen.

Das Zentrum für Telemedizin Bad Kissingen (ZTM) unterstützt Arztpraxen und MVZs bei der Einführung eines Online-Terminmanagements. Dies erfolgt in enger Zusammenarbeit mit der samedi GmbH, die die webbasierte Anwendung für das Online-Terminmanagement zur Verfügung stellt.

Strategie für ein erfolgreiches Terminmanagement

Da Arzttermine komplexer sind als Termine in anderen Branchen, bspw. für Hotels oder Flüge, bietet das Online-Terminmanagement einen Kalender, der Ressourcen und Abläufe in der Praxis effizient steuert. Durch viele Konfigurationsmöglichkeiten kann die Terminvergabe individuell auf die Einrichtung zugeschnitten werden. Hierfür werden viele wichtige Aspekte wie die Verfügbarbarkeiten der Ressourcen (z. B. Ärzte, Pflegekraft, Geräte) oder krankenkassenspezifische Leistungen berücksichtigt.

„Die telefonische Terminvergabe ist für Standardtermine im Arbeitsalltag mitunter zeitaufwendig und ineffizient. Zudem ist die Terminvergabe an Öffnungszeiten gebunden", so Anja Müller, Innovationsmanagerin am ZTM. „Eine Online-Terminmanagement Plattform erleichtert die Terminvergabe und reduziert die Anzahl an Telefonaten. Gerade einfache Terminanfragen bspw. für Erstvorstellungen lassen sich einfach mit Online-Terminen erstellen", so Müller weiter. Studien zeigen zudem, dass automatisierte Terminbenachrichtigungen und -erinnerungen die Termintreue der Patientinnen und Patienten erhöhen und die No-show Rate mit einem Online-Terminmanagement sinkt.

Einfache Funktionsweise

Die webbasierte Anwendung für das Online-Terminmanagement lässt sich in der Regel in die vorhandenen Praxisstrukturen problemlos einbinden. Termine können dann gezielt für die Onlinebuchung zur Verfügung gestellt werden. Bei einer Onlinebuchung wird die Patientin oder der Patient durch eine gezielte und vorab definierte Abfolge von Fragen zum richtigen Termin geführt. Durch die individuellen Konfigurationsmöglichkeiten behält die Einrichtung die volle Kontrolle über die online buchbaren Termine. Es kann genau definiert werden, welcher Termin, zu welcher Uhrzeit, bei welchem Arzt buchbar sein soll. Auch für Zuweiser können buchbare Termine individuell freigeschaltet werden. Das erleichtert die Kommunikation untereinander und die Anzahl der Telefonate für Terminvergaben kann deutlich reduziert werden.

Bereit für die Zukunft

Online-Dienste werden künftig eine zunehmende Rolle spielen. Die Terminvergabe ist dabei nur ein Einstieg in die digitale Zukunft der Arztpraxis. Bereits heute kann das Online-Terminmanagement weitaus mehr: so können beispielsweise vor dem Arztbesuch wichtige Formulare vom Patienten ausgefüllt und übermittelt werden oder eine Videosprechstunde abgehalten werden.

Für viele Arztpraxen und MVZs gibt es hier noch enormes Optimierungspotential. Effizienz und Auslastung bei der Terminvergabe müssen genau beleuchtet werden. Mit der Online-Terminvergabe bietet sich die Chance, sich als Arztpraxis bzw. MVZ vom Wettbewerb abzugrenzen. Gleichzeitig gilt es, den Erwartungen der Patientinnen und Patienten von morgen bezüglich digitaler Angebote gerecht zu werden.