Vorteile



Online-Terminmanagement steigert die Termintreue Ihrer Patienten und erleichtert die Zusammenarbeit mit Ihren Zuweisern.

Effizienz
  • Auslastung steigern, Leerläufe reduzieren
  • Ressourcenmanagement optimieren
  • Administrationsaufwand reduzieren
  • Anzahl der Telefonate zur Terminvergabe reduzieren
Erreichbarkeit
  • Terminvergabe auch außerhalb Ihrer Öffnungszeiten ermöglichen
  • Videosprechstunde anbieten
  • Terminrelevante Informationen einfach kommunizieren
  • Termintreue erhöhen und No Shows reduzieren
Zuweisermanagement
  • Individuelle Terminvergabe für Zuweiser
  • Patientenrelevante Daten an Behandler übertragen
  • Einrichtungsübergreifende Terminketten der Patienten koordinieren
Individualität
  • Passgenaue Konfiguration des Kalenders
  • Gezielte Abfragestruktur vor der Online-Terminbuchung
  • Volle Kontrolle über Terminfreigabe
  • Online-Terminbuchung an das Corporate Design Ihrer Webseite anpassen und integrieren

Effizienz



Interne Prozesse verbessern und Kapazitäten optimal ausschöpfen

Die Plattform samedi bietet einen eigenständigen Terminkalender, mit dem Sie sowohl Ihre intern vergebenen also auch die online gebuchten Termine verwalten können. Im Rahmen der Terminvergabe werden Ressourcen (bspw. Personen, Räume, Geräte), die für den Termin notwendig sind, automatisch bei der Buchung mitberücksichtigt. Dies optimiert die Auslastung der Kapazitäten. Aufgrund von vorab definierten Buchungsregeln ist gewährleistet, dass interne und Online-Termine nur zur Verfügung stehen, wenn die benötigten Ressourcen frei sind.

Zudem werden durch die definierten Buchungsregeln Leerläufe im Arbeitsalltag reduziert. Die Patienten, die einen Termin online gebucht haben, können diesen selbständig und ohne Telefonat mit Ihrer Einrichtung wieder stornieren. Sie sehen in Ihrem Kalender sofort, wann dadurch Termine frei werden und können diese entsprechend neu belegen.

Durch die Möglichkeit, Termine online zu buchen und auch zu stornieren, reduzieren Sie die Anzahl Ihrer Telefonate, die sonst für die Terminvergabe notwendig sind. Dies entlastet Ihre Mitarbeiter und verschafft Ihnen mehr Zeit für die Patienten vor Ort.

Erreichbarkeit



Terminvergabe rund um die Uhr ermöglichen und Patienten einfacher informieren

Durch Online-Termine findet Ihre Terminvergabe automatisch auch außerhalb Ihrer Öffnungszeiten statt. Ihre Patienten und Zuweiser haben jederzeit die Möglichkeit, einen freien Termin in Ihrer Einrichtung zu buchen. Dafür ist keine telefonische Absprache mehr notwendig.

In den Terminkalender von samedi ist ein Benachrichtigungssystem integriert, welches individuell anpassbar ist. Ihre Patienten erhalten bei online gebuchten Terminen immer eine automatische Terminbestätigung mit allen Informationen zum Termin. Rückt der Termin näher, wird vom System eine automatische Terminerinnerung an Ihre Patienten verschickt. Auch wenn Sie Termine verschieben oder absagen müssen, erhält Ihr Patient automatisch eine Benachrichtigung. Dies erhöht die Termintreue Ihrer Patienten und reduziert die Anzahl der "No Shows" (Patienten, die ohne Rückmeldung nicht zum Termin erscheinen).

Mit dem automatischen Benachrichtigungssystem haben Sie auch die Möglichkeit, Ihren Patienten bei der Onlinebuchung terminrelevante Informationen zukommen zu lassen. Sie können Ihre Patienten über wichtige Aspekte zur Untersuchung informieren, bspw. nüchtern zu erscheinen. Sie haben auch die Möglichkeit Dateien einzufügen, bspw. Ihren Patientenfragebogen oder Informationen zu Ihrer Einrichtung.

samedi bietet außerdem die Möglichkeit Videosprechstunden durchzuführen. Nicht immer ist die physische Präsenz Ihres Patienten in Ihrer Einrichtung notwendig, sodass Termine auch via Videogespräche stattfinden können. Termine zur Videosprechstunde können für eine Onlinebuchung zur Verfügung gestellt werden. Das Videogesspräch kann einfach aus dem Kalender heraus gestartet werden.

Zuweisermanagement



Die Kommunikation und Interaktion zu Ihren Zuweisern vereinfachen

Mit samedi können Sie Ihre Einrichtung mit anderen Praxen, Therapeuten, Kliniken, etc. verbinden. Dadurch können Sie sich mit Ihren Zuweisern einfacher und besser vernetzen. Ihr Zuweiser kann für den Patienten einen verbindlichen Termin bei Ihnen buchen. Hierfür ist keine telefonische Rücksprache mehr notwendig. Auch der Patient muss sich nicht um einen Anschlusstermin bemühen sondern erhält diesen gleich im Behandlungsgespräch von Ihrem Zuweiser. Diese Möglichkeit erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Ihren Partnern und garantiert eine lückenlose Weiterbehandlung des Patienten.

Außerdem werden mit der Terminbuchung des Zuweisers die Patientenstammdaten in Ihren Kalender übermittelt. Dadurch erhalten Sie eine erste Einschätzung zum Patienten und können den Termin entsprechend planen. Auch hier entfällt für die Übermittlung der Patientendaten die telefonische Abstimmung und der Verwaltungsaufwand wird reduziert.

samedi bietet darüber hinaus auch die Möglichkeit einrichtungsübergreifende Terminketten zu koordinieren. Die Termine können bei unterschiedlichen Institutionen, Fachabteilungen und Praxen sowie MVZs einfach aufeinander abgestimmt werden. Insbesondere im Entlassmanagement wird dadurch eine Reduktion der Telefonate und es Verwaltungsaufwandes bewirkt. Der Patient erhält damit eine optimale und lückenlose Behandlung

Individualität



Online-Termine ganz individuell für Ihre Einrichtung erstellen

Im Terminkalender von samedi sind zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten hinterlegt, sodass Sie die Buchungsregeln und somit Ihre Terminvergabe ganz individuell auf Ihre Einrichtung anpassen können. Sie können bspw. Ressourcen (Personal, Räume, Geräte, etc.) und deren Verfügbarkeiten hinterlegen und damit festlegen wann welcher Termin buchbar sein soll. Sie können u a. definieren, welche Termine nur für Privatpatienten oder bestimmte Zuweiser zur Verfügung stehen.

Sie behalten stets die volle Kontrolle über die Vergabe von online buchbaren Terminen und die Termine Ihrer Zuweiser. Die individuelle Konfiguration ermöglicht es Ihnen gezielt festzulegen, wann und im welchem Intervall Sie Online-Termine zur Buchung freigeben wollen. Zudem können Sie für jeden Zuweiser individuell festlegen, welche Terminart dieser bei Ihnen buchen darf und zu welchen Zeiten.

Bei Ihren Online-Terminen können Sie eine Abfragestruktur vorschalten, um sicherzugehen, dass Ihr Patient den richtigen Termin beim richtigen Behandler bucht. Vor der finalen Terminbuchung hat Ihr Patient Fragen zu beantworten (bspw. ob er ein Privatpatient ist oder ob es sich um einen Arbeitsunfall handelt) oder er erhält Informationen zum jeweiligen Termin, welche ihn zur passenden Terminart lenkt. Besonders in Gemeinsschaftspraxen oder klinischen Fachabteilungen, in denen die Ärzte unterschiedliche Spezialisierungen besitzen, ist eine solche Abfragestruktur sinnvoll, um sicher zu gehen, dass der Patient einen Termin beim passenden Behandler erhält.

samedi bietet Ihnen zudem die Möglichkeit, die Online-Terminbuchung im Corporate Design Ihrer Webseite darzustellen. Der Link zur Terminvergabe kann auf Ihrer Webseite integriert werden, sodass Ihre Patienten einfach und schnell zur Option der Online-Terminbuchung geleitet werden.

Publikationen



Viele Studien haben bereits das Thema Online-Terminmanagement im Gesundheitswesen untersucht und evaluiert.
Konventionell werden Termine vor Ort über einen Terminplaner oder telefonisch mit dem Patienten vereinbart. Die Terminvergabe wird hierbei zum einen durch die freien Zeitslots im Kalender und zum anderen durch den Mitarbeiter, der den Kalender verwaltet, beeinflusst. Die Absprache über passende Zeitfenster ist aufwändig, insbesondere wenn der Terminkalender sehr voll ist und viele Terminarten und Behandler umfasst.

In einem Systematischen Review wurden die Vorteile von Online-Terminmanagement erfasst. Zu den zentralen Ergebnissen gehören, dass durch ein Online-Terminmanagement die No-Show Rate deutlich gesenkt werden kann. Das heißt, es gibt weniger Patienten, die unentschuldigt von ihrem Termin fernbleiben. In einer betrachteten Studie wurde beobachtet, dass die Now-Showrate von 17-31% auf unter 6,9% gesunken ist.
Ein weiterer Vorteil des Online-Terminmanagements ist die Reduktion von Wartezeiten. Für die Buchung von Online-Terminen ist kein Handeln der Mitarbeiter für die Terminplanung notwendig. Die frei verfügbaren Zeitfenster werden transparent für den Patienten dargestellt.

Neben diesen Vorteilen gibt es noch weitere, die in dem Systematischen Review erfasst wurden. Dazu zählen:
- Entlastung der Mitarbeiter
- Verbesserung der Zufriedenheit
- Erhöhte Einnahmen - Kostenreduktion

Zudem sind Online-Termine auch patientenorientiert, da der Patient dann wenn er Zeit hat, in Ruhe im Internet nach einem passenden Zeitslot suchen und diesen buchen kann. Bei der konventionellen Terminvergabe erhält der Patient nur einen eingeschränkten Einblick in die verfügbaren Zeitfenster für den gewünschten Termin.

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