Alle häufig gestellten Fragen haben wir hier für Sie zusammengefasst. Nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf, falls Ihre Fragen unbeantwortet bleiben.

Fragen zu Funktionalität und Angebotsumfang
Was sind wesentliche System-Bestandteile?
Die Fragebogenplattform myMedax ermöglicht Ihnen die Erfassung medzinisch relevanter Daten und Informationen von Ihren Patienten. Das modulare myMedax System besteht aus verschiedenen Komponenten. Das Herzstück bildet die myMedax Zentrale, welche über jedes Endgerät mit einem Internet Browser zugänglich ist. Die myMedax Zentrale ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von Fragebögen sowie der Benutzer- und Befragtendaten. Der myMedax Web-Zuweiser ermöglicht das Zuweisen von Fragebögen und Erstellen von Befragungen. Der Web-Zuweiser ist einerseits durch die myMedax Zentrale oder über eine Integration in Ihrem Primärsystem aufrufbar. Eine Integration gewährleistet den bidirektionalen Austausch von strukturierten Daten zwischen dem Primärsystem und dem myMedax Server über den myMedax Webzuweiser. Dadurch können ausgefüllte Fragebögen als Dokumente oder auch bestimmte Dateneingaben direkt in die lokale Patientenakte übertragen werden. Über die myMedax App können zugewiesene Fragebögen vom Patienten ausgefüllt werden. Die myMedax App kann sowohl über mobile Endgeräte als auch am Computer im Browser genutzt werden. Im Hintergrund arbeitet der myMedax Server, der alle Komponenten verbindet und die Speicherung der Daten von Benutzern, Befragten, Geräten und Befragungen organisiert.
Wie funktioniert die Datenerfassung?
Die myMedax Plattform dient ausschließlich dem Zweck der Datenerfassung und -übertragung aus der myMedax App an den myMedax Server. Diese erhobenen Daten können in Ihrer Einrichtung mithilfe der myMedax Zentrale bzw. Ihrem Primärsystem angezeigt und abgerufen werden. Daher sind alle mit dem myMedax System erfassten Befragungsdaten, die einer Aufbewahrungspflicht genügen müssen, zur medizinischen Dokumentation in Ihre lokalen Archivierungsabläufe zu übernehmen.
Welche Dienstleistungen bietet das ZTM über die Software hinaus ab?
Wir unterstützen Sie gerne von der Planung bis zur Überführung in den Regelbetrieb. Konkret bieten wir Ihnen folgende Zusatzleistungen an:
  • Beratung, Planung und Prozessintegration
  • Installation und Konfiguration
  • Schulungen und Erstellung initialer Fragebögen
  • Hosting, Betreuung und Technischer Support
Wo steht der myMedax Server?
Grundlegend ist eine Installation des myMedax Servers in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur und der Betrieb durch die lokalen IT-Mitarbeiter problemlos möglich.
Alternativ übernehmen wir gerne für Sie das Hosting und den Betrieb des Servers. Die gesamte Systeminfrastruktur stellen wir Ihnen über ein gemietetes Hosting zur Verfügung. Wir garantieren dabei, dass der Server in Deutschland betrieben wird, höchste Performanz und Verfügbarkeit aufweist und keine Dritten Zugriff auf das System erhalten. Unser Hostingpartner ist nach ISO/IEC 27001:2013 zertifiziert.
Welche Möglichkeiten zur Schulung bestehen?
Wir bieten Ihnen sowohl Vor-Ort-Schulungen als auch Online-Schulungen über Videokonferenz und unsere eLearning-Plattform an. Die Schulungen sollen die Anwender und Anwenderinnen befähigen, den Aufbau von myMedax kennenzulernen und Sie befähigen dies bedarfsgerecht im Alltag einsetzen zu können. Weiterhin erhalten die Anwender und Anwenderinnen hilfreiche Tipps und Erfahrungsberichte zum Einsaz von myMedax im Versorgungsalltag.

Fragen zur praktischen Anwendung
Wann ist eine Integration ins Primärsystem (PVS/KIS) möglich?
Wir bieten Ihnen mit dem myMedax System die Möglichkeit, die übermittelten Daten direkt über Standards (u.a. GDT, HL7, FHIR) in Ihr Primärsystem (KIS/PVS) zu übertragen. Voraussetzung ist, dass für Ihr System die entsprechenden Schnittstellen zur Verfügung stehen und je nach Bedarf Daten an myMedax übergeben bzw. von myMedax empfangen werden können. Die Übergabe von myMedax an das Primärsystem kann auf Dokumentenebene (z.B. PDF) als auch auf strukturieter Datenebene (z.B. in Form konkreter Akten- bzw. Karteieinträge) erfolgen. Wir prüfen gerne gemeinsam mit Ihnen die Voraussetzungen.
Wer kann das myMedax System nutzen?
Grundlegend kann jeder Mitarbeiter Ihrer Einrichtung das myMedax System nutzen, egal ob Arzt, med. Assistenz, Pflege oder Verwaltung.
Wie viele Personen können das myMedax System nutzen?
Generell können anzahlunabhängig mehrere Benutzerzugänge für die myMedax Zentrale angelegt und zeitgleich verwendet werden. Die Anzahl der gleichzeitig Befragten ist abhängig von der Befragung per Web oder App. Für die App sind Sie beschränkt auf die Anzahl der zur verfügung stehenden mobilen Endgeräte. Pro installierter App ist eine kostenpflichtige Lizenz nötig. Bei einer Befragung per Web ist hingegen die Anzahl an gleichzeitig Befragten unbeschränkt.
In welchen Gesundheitseinrichtungen kann myMedax eingesetzt werden?
Grundsätzlich kann myMedax in jeder Einrichtung eingesetzt werden. Da unsere Fragebogenplattform myMedax auf den verschiedensten Endgeräten wie Tablet, Smartphone, Laptop, PC und Mac funktioniert und durch den Fragebogen-Editor Inhalte vollkommen individuell und flexibel erstellt werden können, lassen sich für die unterschiedlichsten Anliegen und Einsatzbereiche passende Lösung gestalten. Das myMedax System ist dabei übrigens nicht zwangsläufig auf den medizinischen Sektor beschränkt. Wenn Sie Fragen haben oder über den Einsatz von myMedax in Ihrer Einrichtung nachdenken, dann sprechen Sie uns gerne dazu an.
Für welche Anwendungsfälle eignet sich myMedax?
myMedax kann in den verschiedensten Anwendungsfällen eingesetzt werden, um beispielsweise:
  • bei Patienten mit chronischen Krankheiten den Verlauf der Krankheit regelmäßig zu kontrollieren (Verlaufskontrolle)
  • bei Patienten in der Notaufnahme die Anamnese digital und eigenständig zu erfassen (Digitale Eigenanamnese)
  • strukturiert Informationen von einem entfernten ärztlichen Kollegen zum Erstellen einer Zweitmeinung einzuholen (Telekonsil)
  • anonyme Mitarbeiterbefragungen im Rahmen der Qualitätssicherung durchzuführen (Qualitätsmanagement)
  • Befragungen zu wissenschaftlichen Studien im Rahmen des Versorgungsalltags (Studienmanagement)durchzuführen
Natürlich ist auch noch eine Vielzahl weiterer Anwendungsfälle möglich. Mit unseren Kunden haben wir zu den oben genannten Beispielen bereits gute Erfahrungen zum Einsatz von myMedax gemacht. Wenn Sie weitere Fragen haben, dann melden Sie sich gerne bei uns.

Was passiert in der Gesundheitseinrichtung, wenn ein Fragebogen übermittelt wird?
Das ist je nach Konfiguration von myMedax in der medizinischen Einrichtung unterschiedlich. Wenn das myMedax System mit dem lokalen Primärsystem verbunden ist, dann wird der Fragebogen (oder bestimmte Datenfelder) automatisch in die Patientenakte des Befragten übertragen. Besteht keine Integration ins Primärsystem, so können Sie über die myMedax Zentrale auf die ausgefüllten Fragebögen per Webbrowser zugreifen. Bei der Integration kann generell festgelegt werden, welche Fragebögen mit dem Primärsystem verknüpft sind und welche nur über die myMedax Zentrale zum Ausfüllen und Einsehen zur Verfügung stehen.
Wie lange ist meine Einrichtung durch Installation und Schulung eingeschränkt?
Alle Aktivitäten können parallel zum Alltag umgesetzt werden. Durch eine vorab abgestimmte Planung versuchen wir mögliche Einschränkungen zu umgehen bzw. minimal zu halten. Für unsere ausführliche Schulung planen wir einen Zeitumfang von ca. 4 Stunden mit Pausen. Für die Kurz-Einweisung zur Nutzung von myMedax im Alltag sind circa 30 Minuten einzuplanen. Für die Einrichtung der GDT-Schnittstelle können wir uns per Fernwartung hinzuschalten und die Konfiguration durchführen. Der Zeitumfang variiert je nach eingesetztem Primärsystem.
Wie gut eignen sich Tablets zur Datenabfrage von Patienten?
Die Erfahrungen zeigen, dass die Mehrheit der Patienten mit der Eingabe von Daten über ein Tablet sehr gut zurecht kommt. Bedenken, dass die Geräte häufig beschädigt, zweckentfremdet werden oder gar verloren gehen, lassen sich nicht bestätigen. Wichtig ist hier entsprechende Maßnahmen wie Schutzhüllen, MDM-Modus, Ein- und Ausgabeprozesse usw. parallel zur Befragung zu etablieren.
Kann ein Fragebogen auch ohne bestehende Internetverbindung ausgefüllt werden?
Ja, das Ausfüllen der Bögen funktioniert auch ohne aktive Internetverbindung. Diese ist nur notwendig, um Fragebögen auf das Tablet zu übertragen und nach dem Ausfüllen bei der Abgabe wieder an den Server zurück zu übermitteln. Dazwischen werden alle Fragen und Antworten auf dem Gerät verarbeitet und gespeichert, somit ist das reine Ausfüllen unabhängig von der Internetverbindung.
Wo werden die Daten einer ausgefüllten Befragungen gespeichert?
Generell werden die Daten einer ausgefüllten Befragung nach der Abgabe auf dem myMedax Server gespeichert. Diese können bei Bedarf über die Löschroutine automatisch nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden. Bei der Integration in ein Primärsystem, können die Daten unmittelbar nach der Übergabe an das Primärsystem auf dem myMedax Server direkt gelöscht werden. In der App sind die Daten nur während des Ausfüllvorgangs gespeichert und werden mit der erfolgreichen Abgabe unmittelbar von der App und somit vom Endgerät gelöscht. Dadurch ist auch bei Verlust eines Tablets, aller höchstens die letzte, noch nicht abgeschlossene Befragung darauf verfügbar.
Können Tablets desinfiziert werden?
Ja, die Oberfläche von Tablets kann mit herkömmlichen Desinfektionstüchern (Swips) schnell und einfach abgewischt und damit ordnungsgemäß desinfiziert werden, ohne dabei Schäden am Gerät zu verursachen.
Kann es zu einer Verwechslung von Patientendaten kommen?
Auf der technischen Ebene, nein. Innerhalb von myMedax werden eindeutige IDs für Fragebögen, Patienten und Befragungen automatisch mitgeführt, die eine Verwechslung durch das System ausschließen. Bei Daten aus einem Primärsystem werden die dort geführten Fall- und Patientennummern mit übernommen und so eine eindeutige Zuordnung sichergestellt. Auf organisatorischer Ebene sind Verwechslungen durch Anwender möglich aber auch eher selten. Insbesondere die Integration in das Primärsystem reduziert die Gefahren einer falschen Zuordnung eines Patienten oder fehlerhaften Eingabe von Daten.

Fragen zu den Vorteilen des Systems
Welche Vorteile haben die Patienten?
Patienten können Fragen in Ruhe beantworten, sich über Sachverhalte länger Gedanken machen und so zum Informationsgehalt entscheidend beitragen. Gegenüber einem Papierbogen können Eingaben ganz einfach korrigiert und ergänzt werden, ohne das ein undurchsichtiges Wirrwarr entsteht. Besondere Achtsamkeit auf die Lesbarkeit der eigenen Handschrift ist nicht mehr nötig. Verpflichtende Angaben können nicht mehr übersehen werden und das digital begleitete Ausfüllen lässt Patienten auch längere bzw. mehrere Bögen entspannt abarbeiten.
Welche Vorteile haben die Medizinischen Fachangestellten?
Mit myMedax müssen Ihre MFAs keine Papierfragebögen mehr ausdrucken, austeilen, wieder einscannen oder gar abtippen. Durch die vollständige Digitalisierung der Patientenbefragung können Arbeitsprozesse so deutlich erleichtert und effizienter gestaltet werden. So gehört eine Übertragung von analogen handschrifftlichen Daten in das Primärsystem (und deren vorherige "Entzifferung") der Vergangenheit an.
Welche Vorteile haben Ärzte und die medizinischen Einrichtungen?
Mit dem Einsatz des myMedax Systems digitaliseren Sie Ihre Befragungen, erhöhen die Daten- und letztlich auch die Versorgungsqualität. Durch die gezielte Abfrage und die Abhängigkeiten von Fragen zu Antworten stehen nur die wirklich relevanten Informationen bereit, so dass ein Arzt sich gezielt und effizient auf den Patienten vorbereiten kann. Grundsätzlich sorgt myMedax für eine Vereinfachung der Datenhaltung in der Administration und eine unmittelbare Verfügbarkeit der erhobenen Daten. Mit myMedax erweitern Sie in Ihrer Einrichtung das Spektrum zur Erhebung und Bereitstellung von Informationen, und zwar vollkommen digital. So sind neben Auswahlabfragen und Texteingaben z.B. auch Zeichnungen/ Markierungen oder die Bereitstellung von Bilder und anderen Dateien an den Arzt digital möglich. Um Informationen modern und verständlich an Patienten zu vermitteln, können ergänzend zu Texten und Bilder auch Videos oder Audiodatein integriert und abgespielt werden. Etliche Vorteile des myMedax Systems ergeben sich letztlich erst durch den konrekten Anwendungsfall selbst. Im Prinzip lassen sich aber stets manuelle Prozesse aufbrechen, vereinfachen und beschleunigen unter Berücksichtigung einer vollkommmen digitalen Datenverarbeitung.
Welche Vorteile bestehen gegenüber Onlinebefragungssystemen?
Bei gängigen Onlinebefragungssystemen ist vor allem der Umgang, die Verarbeitung und Speicherung der erfassten Daten genauer zu betrachten. Hier ist oft nicht immer ganz klar, wo die Daten genau gespeichert sind, wer darauf Zugriff hat und wofür diese ggf. sogar weiter verwendet werden dürfen. Demgegenüber bietet myMedax die Möglichkeit die Plattform auf einem eigenen Server in Ihrer IT-Infrastruktur OnPremise zu betreiben. Alternativ haben wir ein Hosting-Angebot für Sie, auf Servern in Deutschland nach höchsten Schutz- und Sicherheitsstandards. Neben der Datenverarbeitung ist zudem die Auslegung von myMedax speziell für das Gesundheitswesen als Unterschied hervorzuheben. So sind Funktionen wie Red-Flag-Fragen, Scoringberechnung und Integration in Primärsysteme bei herkömmlichen Onlinebefragungssystemen nicht verfügbar und lassen sich meist nur mit individuellen Workarounds wenig komfortabel bewerkstelligen.
Welche Vorteile bestehen gegenüber Studiensoftware?
Studiensoftware ist im Vergleich zu myMedax für den spezifischen Einsatz zur Durchführung medizinsicher Forschung und Studien konzipiert. Entsprechend sind deren Funktionen besonders auf die wissenschaftliche Erhebung und Verarbeitung von Daten ausgelegt. So sind zu einer klinischen Studie neben der Befragung viele weitere Aktivitäten zur Umsetzung notwendig. Eine Studiensoftware bildet eine entsprechende Funktionsvielfalt ab, so dass ein daraus resultierender Konfigurations- und Planungsaufwand vorab notwendig ist.
Welche Vorteile bestehen gegenüber med. Standardfragebögen?
Mit myMedax lassen sich viele Standardbefragungen und Aufklärungen ganz einfach selbst abbilden. Zudem können Sie solche Befragungen stets individuell auf die Anforderungen Ihrer Einrichtung anpassen und erweitern. Dabei ist der Einsatz eines solchen Bogens mit myMedax anzahlunabhängig, so dass Sie nicht mit extra Kosten für ein bestimmtes Kontingent kalkulieren müssen.

Fragen zu möglichen Risiken
Was passiert, wenn ein Tablet mit der myMedax App verloren geht?
Hat der Anwender das myMedax Tablet verloren oder wurde dies gestohlen, kann kein Missbrauch der Daten erfolgen, da die myMedax App keinen Zugriff zu Patientendaten ermöglicht. Im Falle eines Verlustes oder Diebstahls des mobilen Geräts kann mittels dem MDM (Mobile Device Management) das betroffene Gerät per Fernzugriff sofort gesperrt oder Daten gelöscht werden. Es werden entsprechende Verfahren zur Strafverfolgung eingeleitet.
Kann es zu einer Verwechselung von Patientendaten kommen?
myMedax bietet verschiedene Möglichkeiten, die Patienten-ID eines Patienten anzulegen. Der Anwender kann die Patienten-ID händisch eingeben. Hierbei besteht das Risiko, dass die Patienten-ID unvollständig und fehlerhaft händisch eingetippt wird, sodass die Befragung keinem Patienten oder einem falschen Patienten in der Arztpraxissoftware zugeordnet wird. Hat der Anwender eine Befragung einer falschen Patienten-ID zugeordnet, kann dies vom Administrator abgeändert werden.

Fragen zu Kosten
Wie setzen sich die Kosten zusammen?
Wir streben ein einfaches und maximal transparentes Preismodell an, damit unsere Fragebogenplattform myMedax flächendeckend eingesetzt werden kann. In unseren Kosten sind die Installation und Konfiguration von myMedax, die Lizenzkosten für die Software, eine vor-Ort-Schulung, die Nutzung unserer eLearning-Plattform sowie unser technischer Support zu unseren Servicezeiten enthalten. Ergänzend können Sie uns zur Beratung und Unterstützung bei der Integration in Ihren Versorgungsprozess und der Entwicklung individueller Fragebögen hinzuziehen.

Datenschutz und Datensicherheit
Inwiefern wird der Datenschutz gewährleistet?
Das Thema Datenschutz und Datensicherheit ist uns sehr wichtig. Wir stellen Ihnen hierzu gerne alle uns vorliegenden Unterlagen zur Datensicherung, Datenschutzerklärung, Nutzungsvereinbarung und technischer Funktionsweise von myMedax zur Verfügung.
Wer haftet?
Wir als ZTM setzen den Inhalt, Umfang und Dauer der auf dem myMedax Server gespeicherten Daten fest, bevor die Daten in die Gesundheitseinrichtung übertragen werden. In einer umfassenden Schulung wird den Anwendern und Anwenderinnen der Umgang mit unserer Fragebogenplattform myMedax vermittelt. Für die rechtmäßige Erfassung und Verwendung der Daten mit myMedax ist die medizinische Einrichtung selbst verantwortlich. Sie entscheidet, welche Befragungen beim Patienten durchgeführt und welche Daten erfasst werden. Gerne können wir für Sie auch den Kontakt zu aktiven Nutzern von myMedax zur Abstimmung und Absicherung herstellen.
Ist eine schriftliche Einwilligung notwendig?
Für die Verwendung unserer Fragebogenplattform myMedax ist eine Einverständniserklärung des Patienten notwendig. Der Patient muss zumindest mündlich einwilligen. Ob eine schriftliche Einwilligung notwendig ist, ist ggf. mit der zuständigen Datenschutzbehörde im Einzelfall abzustimmen. Da die Erhebung der Daten im Behandlungsrahmen erfolgt und die Datenübertragung für die Behandlung vermutlich notwendig ist, kann die Einwilligung ggf. auch über den Behandlungsvertrag bzw. über die übliche Einwilligung zur Behandlung erfolgen. Eine digitale Einwilligung, z. B. per digitaler Unterschrift, ist technisch direkt über myMedax umsetzbar.

Fragen zu technischen Voraussetzungen
Wie werden technische Probleme gelöst?
Bei technischen Problemen oder Rückfragen können Sie sich gerne an den IT-Service des ZTM wenden. Wir bemühen uns, die Anfragen zeitnah und umfänglich zu beantworten
Auf welchem Betriebssystem läuft myMedax?
Um eine passgenaue Hardware- und Softwarelösung bieten zu können, haben wir myMedax mit unserem Technikpartner für den Einsatz auf Tablets, Smartphones und PCs/Mac entwickelt. So können wir die Software auf Ihre spezifischen Anforderungen Ihres Projekts anpassen. Die myMedax App zum Ausfüllen von Fragebögen läuft als mobile App auf den Betriebssystemen iOS, Android und als Web Apllikation auf jedem aktuellen Internetbrowser. Bei Fragen oder Anmerkungen setzen Sie sich mit unserem IT-Service direkt in Verbindung.
Wer führt Serverupdates durch?
Die Serverupdates werden vom ZTM beantragt und in Absprache mit der Gesundheitseinrichtung installiert.
Sind Sonderwünsche möglich?
Sonderwünsche für jede Gesundheitseinrichtung sind machbar, solange sie gut begründet werden und die produktorientierten Anforderungen zur Weiterentwicklung erfüllen. Prinzipiell versuchen wir, die Module für alle Kunden standardisiert anzubieten, da Wartung und Weiterentwicklung dann deutlich effizienter verlaufen. Daher sollte die Notwendigkeit bzw. Sinnhaftigkeit jedes Sonderwunsches hinterfragt werden, da sich die Kosten für Wartung, Support und Weiterentwicklung erhöhen.

Unser Angebot



Von der Planung bis zum Betrieb und dem Support setzen wir für Sie telemedizinische Systeme um.

Sebastian
Dresbach
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Wir sind auch häufig auf Messen und Kongressen, und können uns hier für ein Gespräch treffen.

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