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Status Quo zur Digitalen Patientenaufnahme

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Analoge Prozesse in der Patientenaufnahme in Kliniken und Praxen sind oft umständlich sowie zeit- und ressourcenaufwändig. Insbesondere die umfassenden administrativen Prozesse wie z. B. das Einholen von Einwilligungen und das Erfassen von Personen- und Anamnesedaten hindern Ärzte und Personal daran, sich der eigentlichen Aufgabe „Der Fürsorge für die Patienten" voll widmen zu können. Daher steigt zunehmend die Bedeutung, die zugehörigen Prozesse mit Hilfe digitaler Lösungen zu optimieren und zu vereinfachen.

Für eine digitale Patientenaufnahme gibt es zahlreiche digitale Lösungen und Möglichkeiten diese einzusetzen. Dazu gehören u. a. das Online-Terminmanagement, die digitale Befragung, die digitale Unterschrift oder auch das Verwenden von Patientenportalen sowie die Videotelefonie.

Patienten können so bspw. Termine vorab online und verbindlich buchen und erhalten dazu eine Terminbestätigung z. B. via E-Mail. Im Rahmen der Terminbuchung können Patienten gezielte Abfrageschemas beantworten, damit sichergestellt ist, dass sie den richtigen Termin beim richtigen Behandler erhalten. Des Weiteren besteht die Möglichkeit mit der Terminbuchung dem Patienten wichtige Dokumente zum Termin vorab digital über ein Patientenportal online bereitzustellen, bspw. Informationen zum Aufenthalt, zur Terminvorbereitung, sowie wichtige Formulare zum vorherigen Ausfüllen. Zeitnah bevor der Termin stattfindet, erhalten Patienten zudem noch eine Terminerinnerung z. B. per SMS.

Patienten können über das Patientenportal die entsprechenden Informationen einsehen. Formulare können sie bereits vorab zu Hause über das Portal digital ausfüllen und unterschreiben. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, notwendige Dokumente wie Arztbriefe oder Überweisungsscheine hochzuladen. Mitarbeiter der Gesundheitseinrichtung können diese vorab prüfen und bei Bedarf direkt Rückmeldung geben. Ist alles vollständig, so gibt es vor Ort weniger unerwartete Verzögerungen und der Aufnahmeprozess wird beschleunigt.

Ergänzend können bei Aufnahme in der Einrichtung vor Ort ebenfalls Aufklärungs- und Anamnesebögen digital ausgefüllt werden. Diese können Patienten über ihr eigenes oder ein bereitgestelltes Endgerät aufrufen, bearbeiten und unterschreiben.

Über Kiosk-Systeme besteht zu dem die Möglichkeit, dass Patienten sich wie bei einem Self-Check-In selbst in der Einrichtung anmelden können. So können Patienten die Aufnahme zu Hause beginnen und den Prozess am digitalen Kiosk in der Einrichtung mit Ihrem persönliche Aufnahme-Code abschließen.

Über Schnittstellen zum Primärsystem werden die relevanten Informationen aus dem Patientenportal mit der lokalen Patientenakte verknüpft.

Durch einen digitalen Aufnahmeprozess können Patienten mit weniger Zeit- und Ressourcenaufwand aufgenommen werden. Die Mitarbeiter an der Aufnahme werden aufgrund von weniger Telefonaten, vereinfachter Dokumentation, erhöhter Termintreue und besser vorinformierten Patienten entlastet. Die dadurch verfügbaren Mitarbeiterkapazitäten können in der Einrichtung entsprechend anderweitig genutzt werden. Insbesondere durch digitale Terminbuchungen- und erinnerungen werden die teuren „No-Shows-Raten" und Leerlaufzeiten reduziert, wodurch sich ein signifikanter Beitrag zur Kostensenkung in der Aufnahme erzeugen lässt.


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