Funktionsweise



Vom Austausch digitaler Dokumente bis zur Integration von Patienteninformationen in das bestehende Primärsystem

Informationen und Formulare digital versenden
Formulare digital ausfüllen vor Ort oder von zu Hause
Formulare digital unterschreiben und übermitteln
Daten in das Primärsystem integrieren

Alle Funktionen im Überblick



Das Digitale Aufnahmemanagement bietet verschiedene Funktionen, die aufeinander abgestimmt sind und einen Workflow bilden.

Informationen und Dokumente digital versenden

Mit dem Digitalen Aufnahmemanagement organisieren Sie Ihre Terminvergabe und den Informationsaustausch zum Patienten und Zuweiser digital.

Online-Termine können Sie im Voraus individuell konfigurieren, gezielt freischalten und auf Ihrer Webseite einbinden. Patienten wählen über Ihre Webseite ein passendes Zeitfenster aus und stellen eine Terminanfrage. Auch Zuweiser können bei Ihnen Termine online zur Weiterbehandlung Ihrer Patienten anfragen.

Mit der Terminbestätigung versenden Sie automatisch alle notwendigen Einbestellunterlagen an den Patienten. Sie können Ihren Patienten somit vorab alle wichtigen Informationen zur Aufnahme und zum Aufenthalt, z. B. Anmeldeformulare, Checklisten für den Aufnahmetag, FAQs zum Aufenthalt, zukommen lassen .

Werden patientenbezogene Unterlagen vom Zuweiser benötigt, können diese einfach online angefragt und durch den Zuweiser bereitgestellt werden. Dazu zählen u. a. Überweisungsscheine, die letzten Arztbriefe oder auch Bildbefunde.

Formulare digital ausfüllen vor Ort oder von zu Hause

Das Sichten und Ausfüllen von Unterlagen erfolgt digital über die App oder einen Browser. Somit ist das Bearbeiten der Aufnahmeunterlagen über alle Endgeräte einfach möglich.

Patienten können Formulare bereits von zu Hause aus sichten und ausfüllen. Über ein mobiles Endgerät oder den PC erlangen sie Zugriff auf alle relevanten Unterlagen. Inbesondere im Rahmen der Einbestellunterlagen können Patienten im Vorfeld Formulare mit Angaben zu Ihrer Person und Ihrem Versichertenstatus ausfüllen sowie Wahl- und Zusatzleistungen festlegen.

Auch in der Einrichtung vor Ort können Patienten Formulare, bspw. zur Eigenanamnese, digital ausfüllen. Die jeweiligen Formulare können über entsprechende Zuweisungscodes auf ein mobiles Endgerät übertragen werden. Der Patient kann anschließend im Wartebereich das Formular in Ruhe ausfüllen.

Dokumente und Formulare digital unterschreiben

Mit der digitalen Unterschrift haben Sie die rechtssichere Bestätigung, dass der Patient die Informationen erhalten, gelesen, verstanden und akzeptiert hat - genau wie auf Papier. Mit der digitalen Unterschrift ist es nicht mehr notwendig, dass Unterlagen ausgedruckt oder eingescannt werden müssen. Dokumente können bereits vom Patienten zu Hause unterschrieben werden, bspw. Anmeldeformulare, Festlegen von Wahl- und Zusatzleistungen, Einwilligungen, um beim Zuweiser Informationen anzufordern.

Dadurch, dass die elektronische Unterschrift direkt im digitalen Dokument erfolgt, kann dieses einfach in die lokale elektronische Patientenakte abgespeichert werden. Das aufwendige Zuordnen und Abspeichern von Dokumenten entfällt damit.

 

Datenaustausch mit Schnittstellen zum Primärsystem

Durch standardisierte Schnittstellen (GDT, HL7,FHIR) werden erfasste Patienteninformationen mit dem bestehenden Primärsystem synchronisiert.

Mit Hilfe der Patientenstammdaten wie z. B. Name und Fallnummer erfolgt eine eindeutige Zuweisung der jeweiligen Patienteninformationen zur lokalen Patientenakte im Primärsystem. Somit müssen Mitarbeiter einen Patienten nicht mehrfach anlegen und das Risiko fehlerhafter Eingaben wird ausgeschlossen.

Mehr als die Digitialisierung von Prozessen



Die Digitale Aufnahme verbindet Sie mit Ihren Patienten und Zuweisern in einer Art und Weise,
die Ihren Arbeitsalltag erleichtert.

Klinik

Patienten steuern und Informationen sowie Dokumente digital verwalten

  • Online Termine verwalten

  • Einbestellunterlagen versenden

  • Chataustausch mit Patienten und Zuweisern

  • Patienten Aufgaben zuweisen

  • Formulare individuell konfigurieren

  • Videosprechstunden für Informations- und Aufklärungsgespräche

Patient

Von zu Hause auf die Aufnahme digital vorbereiten

  • Online Termin buchen

  • Einbestellunterlagen einsehen und ausfüllen

  • Formulare und Dokumente digital unterschreiben

  • Selbstständig Daten erfassen und online sicher versenden

Zuweiser

Patienteninformationen und Dokumente digital und sicher versenden

  • Teil-/Vollstationäre Behandlungen online abstimmen

  • Überweisungsscheine digital versenden

  • Arztbriefe oder Diagnosestellungen online hochladen

  • Bildbefunde online bereitstellen

Verbesserungsansätze im Aufnahmeprozess



Mit dem digitalen Aufnahmemanagement können zahlreiche Prozesse digital abgebildet, automatisiert und vielen Herausforderungen begegnet werden.

Statt ...

... können Sie ...

… telefonischer Terminvereinbarung zu den Sprechzeiten …

… Termine per Onlinebuchung für Patienten und Zuweiser anbieten.

… mitarbeiterbindende Telefonate mit Patienten und Zuweiser mit aufwändiger Abfrage aller relevanten Informationen zu führen…

… eine strukturierte Abfrage bei der Online-Terminvergabe mit Pflicht-Feldern und Abhängigkeiten zwischen den Fragen festlegen.

… Einbestellunterlagen in Papierform vom Patienten vor Ort ausfüllen zu lassen oder per Post zu versenden …

… Einbestellunterlagen digital zum Patienten nach Hause senden und ausfüllen lassen.

… Unterlagen in Papierform zu unterschreiben und zum Archivieren zu scannen …

… Ihre Patienten die Unterlagen elektronisch rechtskonform unterschreiben lassen.

… Anamnese- und Assessmentbögen in Papierform ausfüllen zu lassen …

… Anamnese- und Assessmentbögen digital von Ihren Patienten auf mobilen Geräten ausfüllen lassen.

… Rückfragen Ihrer Patienten telefonisch zu besprechen …

… Rückfragen über Chat beantworten.

… mit Ihren Patienten Besprechungs- und Aufklärungsgespräche vor Ort durchzuführen …

… Besprechungs- und Aufklärungsgespräche per Videosprechstunde durchführen.

… Relevante Patienteninformationen händisch in die Patientenakte einzutragen …

… relevante Patienteninformationen in das bestehende Primärsystem synchronisieren.

Datenschutz und Datensicherheit



Die Digitale Aufnahme sollte alle Anforderungen und Vorgaben an den Datenschutz, konform nach DSGVO erfüllen.

In der Digitalen Aufnahme werden mehrere Komponenten miteinander vereint und aufeinander abgestimmt. Der Schutz personenbezogener Daten ist dabei stets ein zentraler Punkt. Die eingesetzten Software-Komponenten bieten jeweils eine Vielzahl von gängigen Schutzmechanismen. Von verschlüsselter Datenübertragung und gesicherten Benutzerzugängen bis hin zu konfigurierbaren Löschroutinen werden verschiedene Sicherheitsstandards erfüllt.

In der Digitalen Aufnahme können datenschutzkonforme Informationen, Formulare und Dokumente von Patienten, Mitarbeitenden oder sonstigen Personen sicher übertragen und ausgetauscht werden.
Für weitere Informationen stellen wir Ihnen alle relevanten Unterlagen, insbesondere die Datenschutzkonzepte, bereit und stehen Ihnen für spezielle Rückfragen zur Thematik natürlich auch gerne direkt zur Verfügung.

Unser Angebot



Von der Planung bis zum Betrieb und dem Support setzen wir für Sie telemedizinische Systeme um.

Sebastian
Dresbach
Dieter
Ebinger
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Wir stehen Ihnen jederzeit gerne für Fragen und Anmerkungen zur Verfügung. Viele unserer Lösungen können wir Ihnen direkt via Videogespräch oder in einem Informationsgespräch bei Ihnen vor Ort vorführen. Sprechen Sie uns gerne für einen unverbindlichen Termin einfach an.

Wir sind auch häufig auf Messen und Kongressen und können uns hier für ein Gespräch treffen.

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