Alle häufig gestellten Fragen haben wir hier für Sie zusammengefasst. Nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf, falls Ihre Fragen unbeantwortet bleiben.

Fragen zu Funktionalität und Angebotsumfang
Was sind wesentliche Bestandteile?

Das Digitale Aufnahmemanagement ermöglicht Ihnen die Erfassung medizinisch relevanter Daten und Informationen von Ihren Patienten.

Im Wesentlichen besteht die Digitale Aufnahme aus den folgenden Komponenten.

Online-Terminmanagement: Patient kann von zu Hause aus Termine buchen

Online-Patientenanmeldung: Patient füllt die Einbestellunterlagen aus

Online-Fragebögen: Patient füllt vorgegebene Fragebögen zu Hause oder vor Ort aus

Online-Assessment: Patient füllt vorgegebene Formulare zu Hause oder vor Ort aus

Chat: Mitarbeiter und Patient können über Chatnachrichten Informationen austauschen

Elektronische Unterschrift: Patienten signieren mit einer fortgeschrittenen elektronischen Unterschrift

Videosprechstunde: Patienten können per Videokommunikation einbestellt werden

Zum Primärsystem besteht eine Schnittstelle, die einen bidirektionalen Austausch von strukturierten Daten ermöglicht. Dadurch können Patienteninformationen direkt in die lokale Patientenakte übertragen werden.

Welche Dienstleistungen bietet das ZTM über die Software hinaus ab?
Wir unterstützen Sie gerne von der Planung bis zur Überführung in den Regelbetrieb. Konkret bieten wir Ihnen folgende Zusatzleistungen an:
  • Beratung, Planung und Prozessintegration
  • Installation und Konfiguration
  • Schulungen und Erstellung initialer Fragebögen
  • Hosting, Betreuung und Technischer Support
Wo steht der Server?

Grundlegend ist eine Installation des Servers in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur und der Betrieb durch die lokalen IT-Mitarbeiter problemlos möglich.
Alternativ übernehmen wir gerne für Sie das Hosting und den Betrieb des Servers. Die gesamte Systeminfrastruktur stellen wir Ihnen über ein gemietetes Hosting zur Verfügung. Wir garantieren dabei, dass der Server in Deutschland betrieben wird, höchste Performanz und Verfügbarkeit aufweist und keine Dritten Zugriff auf das System erhalten. Unser Hostingpartner ist nach ISO/IEC 27001:2013 zertifiziert.

Welche Möglichkeiten zur Schulung bestehen?

Wir bieten Ihnen sowohl Vor-Ort-Schulungen als auch Online-Schulungen über Videokonferenz und unsere eLearning-Plattform an. Die Schulungen sollen die Anwender und Anwenderinnen befähigen, den Aufbau kennenzulernen und Sie befähigen dies bedarfsgerecht im Alltag einsetzen zu können. Weiterhin erhalten die Anwender und Anwenderinnen hilfreiche Tipps und Erfahrungsberichte zum Einsaz im Versorgungsalltag.

Werde die bestehenden Verwaltungssysteme wie KIS/PVS ersetzt?

Nein, Sie arbeiten weiter wie gewohnt mit Ihren bestehenden Verwaltungssystemen.

Für die digitale Aufnahme werden die bestehenden Systeme um eine Patientenportal ergänzt, womit Sie die Kommunikations und Informationserfassung zum Patienten und Zuweiser steuern. 

Durch die Schnittstelle zum Primärsystem werden alle relevanten Patienteninformationen in die lokale Patientenakte synchronisiert.

Sieht der Patient bei der Online-Terminbuchung meinen gesamten Terminkalender?

Sie haben die Möglichkeit die Verfügbarkeit von Online-Teminen ganz inidividuell festzulegen. Es kann für jeden einzelnen Online-Termin, den Sie anbieten wollen, definiert werden, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten dieser angeboten werden soll.

Der Patient sieht somit nur die freigegebenen Termine und nicht ihren Terminkalender.

Sieht der Zuweiser meinen Terminkalender?

Auch für Zuweiser können Sie individuelle Terrmine zur Buchung freigeben. Der Zuweiser, kann nur aus den freigebenen Terminen wählen. Er sieht somit nicht ihren gesamten Terminkalender.

Behalte ich die Kontrolle über die Terminplanung?

Ja, sie behalten jeder Zeit die Kontrolle über die Praxis/Klinik, Terminplanung, Auslastung und Behandlungssteuerung. Sie bestimmen selbst, welche Termine Sie zur Online-Buchung freigeben.


Fragen zur praktischen Anwendung
Wann ist eine Integration ins Primärsystem (PVS/KIS) möglich?

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, die übermittelten Daten direkt über Standards (u.a. GDT, HL7, FHIR) in Ihr Primärsystem (KIS/PVS) zu übertragen. Voraussetzung ist, dass für Ihr System die entsprechenden Schnittstellen zur Verfügung stehen und je nach Bedarf Daten übergeben bzw. empfangen werden können. Die Übergabe an das Primärsystem kann auf Dokumentenebene (z.B. PDF) als auch auf strukturierter Datenebene (z.B. in Form konkreter Akten- bzw. Karteieinträge) erfolgen. Wir prüfen gerne gemeinsam mit Ihnen die Voraussetzungen.

Wer kann das System nutzen?

Grundlegend kann jeder Mitarbeiter Ihrer Einrichtung das System nutzen, egal ob Arzt, med. Assistenz, Pflege oder Verwaltung.

In welchen Gesundheitseinrichtungen kann das digitale Aufnahmemanagement eingesetzt werden?

Grundsätzlich kann das digitale Aufnahmemanagement in jeder Einrichtung eingesetzt werden. Da das Erheben der Patienteninformationen auf den verschiedensten Endgeräten wie Tablet, Smartphone, Laptop, PC und Mac funktioniert und die Inhalte vollkommen individuell und flexibel erstellt werden können, lassen sich für die unterschiedlichsten Anliegen und Einsatzbereiche passende Lösung gestalten.

Für welche Einsatzmöglichkeiten eignet sich die digitale Aufnahme?

Das digitale Aufnahmemanagement kann in den verschiedene Einsatzmöglichkeiten haben, beispielsweise:

  • Patienten und Zuweiser können online Termine vereinbaren
  • Patienten können von zu Hause alle Einbestellunterlagen digital sichten und ausfüllen
  • Patienten können digital vor Ort Anamnesebögen ausfüllen
  • Patienten können Informations- oder Aufklärungsgespräche per Videosprechstunde erhalten
  • Patienten können Unterschriften rechtskonform elektronisch setzen

Natürlich ist auch noch eine Vielzahl weiterer Einsatzmöglichkeiten möglich. Mit unseren Kunden haben wir zu den oben genannten Beispielen bereits gute Erfahrungen gemacht. Wenn Sie weitere Fragen haben, dann melden Sie sich gerne bei uns.

Was passiert in der Gesundheitseinrichtung, wenn ein Patienteninformationen übermittelt wird?

Das ist je nach Konfiguration in der medizinischen Einrichtung unterschiedlich. Wenn das System mit dem lokalen Primärsystem verbunden ist, dann werden die Patienteninformationen automatisch in die Patientenakte des Befragten übertragen. Besteht keine Integration ins Primärsystem, so können Sie über das Patientenportal auf die ausgefüllten Unterlagen zugreifen. Bei der Integration kann generell festgelegt werden, welche Informationen mit dem Primärsystem synchronisiert werden.

Wie gut eignen sich Tablets zur Datenabfrage von Patienten?
Die Erfahrungen zeigen, dass die Mehrheit der Patienten mit der Eingabe von Daten über ein Tablet sehr gut zurecht kommt. Bedenken, dass die Geräte häufig beschädigt, zweckentfremdet werden oder gar verloren gehen, lassen sich nicht bestätigen. Wichtig ist hier entsprechende Maßnahmen wie Schutzhüllen, MDM-Modus, Ein- und Ausgabeprozesse usw. parallel zur Befragung zu etablieren.
Können die Unterlagen und Fragebögen auch ohne bestehende Internetverbindung ausgefüllt werden?

Ja, das Ausfüllen der Unterlagen funktioniert auch ohne aktive Internetverbindung. Diese ist nur notwendig, um die Unterlagen auf das mobile Endgeräte zu übertragen und nach dem Ausfüllen bei der Abgabe wieder an den Server zurück zu übermitteln. Dazwischen werden alle Fragen und Antworten auf dem Gerät verarbeitet und gespeichert, somit ist das reine Ausfüllen unabhängig von der Internetverbindung.

Wo werden die Daten einer ausgefüllten Befragungen gespeichert?

Generell werden die Daten einer ausgefüllten Befragung nach der Abgabe auf dem Server gespeichert. Diese können bei Bedarf über die Löschroutine automatisch nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden. Bei der Integration in ein Primärsystem, können die Daten unmittelbar nach der Übergabe an das Primärsystem auf dem Server direkt gelöscht werden.

Können Tablets desinfiziert werden?
Ja, die Oberfläche von Tablets kann mit herkömmlichen Desinfektionstüchern (Swips) schnell und einfach abgewischt und damit ordnungsgemäß desinfiziert werden, ohne dabei Schäden am Gerät zu verursachen.
Kann es zu einer Verwechslung von Patientendaten kommen?

Auf der technischen Ebene, nein. Innerhalb des Systems werden eindeutige IDs für Fragebögen, Patienten und Befragungen automatisch mitgeführt, die eine Verwechslung durch das System ausschließen. Bei Daten aus einem Primärsystem werden die dort geführten Fall- und Patientennummern mit übernommen und so eine eindeutige Zuordnung sichergestellt. Auf organisatorischer Ebene sind Verwechslungen durch Anwender möglich aber auch eher selten. Insbesondere die Integration in das Primärsystem reduziert die Gefahren einer falschen Zuordnung eines Patienten oder fehlerhaften Eingabe von Daten.


Fragen zu den Vorteilen des Systems
Welche Vorteile haben die Patienten?
Patienten können Fragen in Ruhe beantworten, sich über Sachverhalte länger Gedanken machen und so zum Informationsgehalt entscheidend beitragen. Gegenüber einem Papierbogen können Eingaben ganz einfach korrigiert und ergänzt werden, ohne das ein undurchsichtiges Wirrwarr entsteht. Besondere Achtsamkeit auf die Lesbarkeit der eigenen Handschrift ist nicht mehr nötig. Verpflichtende Angaben können nicht mehr übersehen werden und das digital begleitete Ausfüllen lässt Patienten auch längere bzw. mehrere Bögen entspannt abarbeiten.
Welche Vorteile haben die Mitarbeiter?

Mit der digitalen Aufnahme müssen Ihre Mitarbeiter keine Papierfragebögen mehr ausdrucken, austeilen, wieder einscannen oder gar abtippen. Durch die vollständige Digitalisierung der Unterlagen können Arbeitsprozesse so deutlich erleichtert und effizienter gestaltet werden. So gehört eine Übertragung von analogen handschriftlichen Daten in das Primärsystem (und deren vorherige "Entzifferung") der Vergangenheit an.

Welche Vorteile haben Ärzte und die medizinischen Einrichtungen?

Mit dem Einsatz des Systems digitalisieren Sie Ihre Befragungen, erhöhen die Daten- und letztlich auch die Versorgungsqualität. Durch die gezielte Abfrage stehen nur die wirklich relevanten Informationen bereit, so dass ein Arzt sich gezielt und effizient auf den Patienten vorbereiten kann. Grundsätzlich sorgt das System für eine Vereinfachung der Datenhaltung in der Administration und eine unmittelbare Verfügbarkeit der erhobenen Daten. Um Informationen modern und verständlich an Patienten zu vermitteln, können ergänzend zu Texten und Bilder auch Videos oder Audiodateien integriert und abgespielt werden.

Welche Vorteile bestehen gegenüber med. Standardfragebögen?

Mit der digitalen Aufnahme lassen sich viele Standardbefragungen und Aufklärungen ganz einfach selbst abbilden. Zudem können Sie solche Befragungen stets individuell auf die Anforderungen Ihrer Einrichtung anpassen und erweitern. Dabei ist der Einsatz der Einbestellunterlagen und Anamnesebögen anzahlunabhängig, so dass Sie nicht mit extra Kosten für ein bestimmtes Kontingent kalkulieren müssen.


Fragen zu möglichen Risiken
Was passiert, wenn ein mobiles Endgerät verloren geht?

Hat der Anwender das mobile Endgerät mit den Software des Patientenportals verloren oder wurde dies gestohlen, kann kein Missbrauch der Daten erfolgen, da kein Zugriff zu Patientendaten ermöglicht wird. Im Falle eines Verlustes oder Diebstahls des mobilen Geräts kann mittels dem MDM (Mobile Device Management) das betroffene Gerät per Fernzugriff sofort gesperrt oder Daten gelöscht werden. Es werden entsprechende Verfahren zur Strafverfolgung eingeleitet.

Kann es zu einer Verwechselung von Patientendaten kommen?

Bei digitalen Aufnahmemanagement gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Patienten-ID eines Patienten anzulegen. Der Anwender kann die Patienten-ID händisch eingeben. Hierbei besteht das Risiko, dass die Patienten-ID unvollständig und fehlerhaft händisch eingetippt wird, sodass die Befragung keinem Patienten oder einem falschen Patienten in der Arztpraxissoftware zugeordnet wird. Hat der Anwender eine Befragung einer falschen Patienten-ID zugeordnet, kann dies vom Administrator abgeändert werden.


Fragen zu Kosten
Wie setzen sich die Kosten zusammen?

Wir streben ein einfaches und maximal transparentes Preismodell an, damit unsere Lösung zum digitalen Aufnahmemanagement flächendeckend eingesetzt werden kann. In unseren Kosten sind die Installation und Konfiguration, die Lizenzkosten für die Software, eine vor-Ort-Schulung, die Nutzung unserer eLearning-Plattform sowie unser technischer Support zu unseren Servicezeiten enthalten. Ergänzend können Sie uns zur Beratung und Unterstützung bei der Integration in Ihren Versorgungsprozess und der Entwicklung individueller Fragebögen hinzuziehen.


Datenschutz und Datensicherheit
Inwiefern wird der Datenschutz gewährleistet?

Das Thema Datenschutz und Datensicherheit ist uns sehr wichtig. Wir stellen Ihnen hierzu gerne alle uns vorliegenden Unterlagen zur Datensicherung, Datenschutzerklärung, Nutzungsvereinbarung und technischer Funktionsweise von unserer Lösung zur Verfügung.

Wer haftet?

Wir als ZTM setzen den Inhalt, Umfang und Dauer der auf dem Server gespeicherten Daten fest, bevor die Daten in die Gesundheitseinrichtung übertragen werden. In einer umfassenden Schulung wird den Anwendern und Anwenderinnen der Umgang mit unserer Lösung vermittelt. Für die rechtmäßige Erfassung und Verwendung der Daten mit unserem System ist die medizinische Einrichtung selbst verantwortlich. Sie entscheidet, welche Informationen vom Patienten eingeholt und erfasst werden.

Ist eine schriftliche Einwilligung notwendig?

Für die Verwendung unseres Systems ist eine Einverständniserklärung des Patienten notwendig. Der Patient muss zumindest mündlich einwilligen. Ob eine schriftliche Einwilligung notwendig ist, ist ggf. mit der zuständigen Datenschutzbehörde im Einzelfall abzustimmen. Eine digitale Einwilligung, z. B. per digitaler Unterschrift, ist technisch direkt über unser System umsetzbar.


Fragen zu technischen Voraussetzungen
Wie werden technische Probleme gelöst?
Bei technischen Problemen oder Rückfragen können Sie sich gerne an den IT-Service des ZTM wenden. Wir bemühen uns, die Anfragen zeitnah und umfänglich zu beantworten
Auf welchem Betriebssystem läuft unser System?

Um eine passgenaue Hardware- und Softwarelösung bieten zu können, haben wir unser System für den Einsatz auf Tablets, Smartphones und PCs/Mac entwickelt. So können wir die Software auf Ihre spezifischen Anforderungen Ihres Projekts anpassen. Unser System läuft als mobile App auf den Betriebssystemen iOS, Android und als Web Applikation auf jedem aktuellen Internetbrowser. Bei Fragen oder Anmerkungen setzen Sie sich mit unserem IT-Service direkt in Verbindung.

Wer führt Serverupdates durch?
Die Serverupdates werden vom ZTM beantragt und in Absprache mit der Gesundheitseinrichtung installiert.
Sind Sonderwünsche möglich?
Sonderwünsche für jede Gesundheitseinrichtung sind machbar, solange sie gut begründet werden und die produktorientierten Anforderungen zur Weiterentwicklung erfüllen. Prinzipiell versuchen wir, die Module für alle Kunden standardisiert anzubieten, da Wartung und Weiterentwicklung dann deutlich effizienter verlaufen. Daher sollte die Notwendigkeit bzw. Sinnhaftigkeit jedes Sonderwunsches hinterfragt werden, da sich die Kosten für Wartung, Support und Weiterentwicklung erhöhen.

Unser Angebot



Von der Planung bis zum Betrieb und dem Support setzen wir für Sie telemedizinische Systeme um.

Sebastian
Dresbach
Dieter
Ebinger
Florian
Hedrich

Wir stehen Ihnen jederzeit gerne für Fragen und Anmerkungen zur Verfügung. Viele unserer Lösungen können wir Ihnen direkt via Videogespräch oder in einem Informationsgespräch bei Ihnen vor Ort vorführen. Sprechen Sie uns gerne für einen unverbindlichen Termin einfach an.

Wir sind auch häufig auf Messen und Kongressen und können uns hier für ein Gespräch treffen.

Vertrieb und Projektmanagement
+49 971 785529-260
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Zentrum für Telemedizin Bad Kissingen

Von der Idee bis zum Produkt entwickeln, installieren und betreuen wir telemedizinische Systeme für Ihre Einrichtung und Region.

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Sieboldstrasse 7
97688 Bad Kissingen
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